Διευκρινίσεις και Q&As της ΑΑΔΕ για την υποχρεωτική διασύνδεση των POS με τις Ταμειακές Μηχανές

Υποχρέωση διασύνδεσης υφίσταται για τη διενέργεια λιανικών συναλλαγών των επιχειρήσεων:
- που έχουν υποχρέωση χρήσης Φορολογικού Ηλεκτρονικού Μηχανισμού (ΦΗΜ) ή κάνουν χρήση αυτών,
- που έχουν υποχρέωση χρήσης ΦΗΜ ωστόσο επέλεξαν να διενεργούν τις συγκεκριμένες συναλλαγές με τη χρήση Υπηρεσιών Παρόχου Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων.

Στην περίπτωση που η επιχείρηση διενεργεί συναλλαγές για τις οποίες δεν είναι υποχρεωτική η χρήση ΦΗΜ σύμφωνα με την νομοθεσία (ΠΟΛ. 1002/2014) και δεν χρησιμοποιεί ΦΗΜ, δεν έχει τη σχετική υποχρέωση διασύνδεσης για τις συγκεκριμένες συναλλαγές.
Αντίθετα στην περίπτωση που για τις συναλλαγές λιανικής που διενεργεί υπάρχει υποχρέωση ΦΗΜ, η επιχείρηση έχει υποχρέωση διασύνδεσης του συνόλου των τερματικών POS που διαθέτει με τον/τους ΦΗΜ που χρησιμοποιεί.

Όχι, δεν έχει υποχρέωση διασύνδεσης.

Όχι, έχει την υποχρέωση να διασυνδέσει τα τερματικά POS που θα επιλέξει, για τις συναλλαγές λιανικής για τις οποίες έχει υποχρέωση χρήσης ΦΗΜ ή για τις οποίες χρησιμοποιεί ΦΗΜ παρά το ότι δεν έχει υποχρέωση.
Δεν έχει την υποχρέωση να διασυνδέσει αποκλειστικά και μόνο τα τερματικά POS μέσω των οποίων ολοκληρώνονται:
- συναλλαγές χονδρικής ή
- συναλλαγές που απαλλάσσονται από την χρήση ΦΗΜ βάσει της ΠΟΛ. 1002/2014, εφόσον δεν κάνει χρήση ΦΗΜ για τη διενέργεια των συναλλαγών αυτών.
Επισημαίνεται ότι σε περίπτωση που επιχείρηση δεχτεί πληρωμές σε μη διασυνδεμένο τερματικό POS για συναλλαγές για τις οποίες έχει υποχρέωση διασύνδεσης, επιβάλλεται πρόστιμο ύψους 10.000 ή 20.000 €, ανάλογα με το τηρούμενο λογιστικό σύστημα.
Για την τήρηση της σχετικής υποχρέωσης η ΑΑΔΕ προχωρά σε εκτεταμένες διασταυρώσεις των στοιχείων που τηρούνται στα πληροφοριακά της συστήματα, καθώς και στοιχείων τρίτων, ενώ, σε κάθε περίπτωση, η συμμόρφωση ελέγχεται και στο πλαίσιο των ελέγχων ορθής τήρησης βιβλίων και έκδοσης στοιχείων (προληπτικοί έλεγχοι).

Ναι, στην περίπτωση αυτή υφίσταται υποχρέωση διασύνδεσης του τερματικού POS της επιχείρησης, δεδομένου ότι το εν λόγω τερματικό δέχεται πληρωμές και για συναλλαγές λιανικής με υποχρέωση χρήσης ΦΗΜ.

Όχι, καθώς υφίσταται υποχρέωση διασύνδεσης όλων των τερματικών POS με κάποιον ή κάποιους εκ των ΦΗΜ. ΦΗΜ που δεν έχουν διασυνδεθεί με κάποιο εκ των τερματικών POS δύναται να χρησιμοποιηθούν αποκλειστικά για συναλλαγές μετρητοίς.

Ναι μπορεί να διασυνδέσει περισσότερα του ενός POS σε ένα ΦΗΜ. Οι συνήθεις τεχνικές προδιαγραφές επιτρέπουν τη δυνατότητα σύνδεσης τουλάχιστον τριών (3) τερματικών POS σε έναν ΦΗΜ εφόσον φυσικά το επιθυμεί η επιχείρηση.

Οι αυτόνομες συσκευές All in One περιλαμβάνουν στην ίδια συσκευή:
- λογισμικό Ταμειακού Συστήματος που διασυνδέεται με Πάροχο Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων και
- λογισμικό διενέργειας συναλλαγών POS που διασυνδέεται με Πάροχο Υπηρεσιών Πληρωμών (Aquirer).
Συνεπώς δεν απαιτείται διαδικασία διασύνδεσης Ταμειακού Συστήματος και POS γιατί συλλειτουργούν στην ίδια συσκευή.

Όχι, οι αυτόνομες συσκευές All in One διενεργούν συναλλαγές και με λοιπούς τρόπους π.χ. μετρητά, επί πιστώσει.

Ναι, μέσω των αυτόνομων συσκευών All in One οι επιχειρήσεις μπορούν να διενεργούν τις παραπάνω συναλλαγές.

Οι αυτόνομες συσκευές All in One διατίθενται στην αγορά αποκλειστικά από Παρόχους Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων που αδειοδοτούνται από την ΑΑΔΕ. Οι σχετικές αδειοδοτήσεις αναρτώνται στην επίσημη ιστοσελίδα της ΑΑΔΕ, κάνοντας κλικ εδώ.

Όχι, οι παραπάνω συναλλαγές εξαιρούνται της διασύνδεσης.

Οι υποχρεώσεις διασύνδεσης για τις επιχειρήσεις που διαθέτουν ΦΗΜ που συνεργάζεται με λογισμικό σύστημα ERP, εξειδικεύονται στις διατάξεις των Α.1155/2023 και Α.1098/2022 Αποφάσεων του Διοικητή της ΑΑΔΕ και οι επιχειρήσεις μπορούν να ακολουθήσουν τα όσα ορίζονται είτε στη μία είτε στην άλλη ανάλογα με τις επιχειρησιακές τους απαιτήσεις.

Ταυτόχρονες Συναλλαγές είναι αυτές για τις οποίες το παραστατικό εκδίδεται την ίδια στιγμή που ολοκληρώνεται η πληρωμή από τον πελάτη με τη χρήση POS.

Ετεροχρονισμένες Συναλλαγές είναι αυτές για τις οποίες το παραστατικό εκδίδεται σε χρόνο προγενέστερο από τη στιγμή που ολοκληρώνεται η πληρωμή από τον πελάτη με τη χρήση POS.

α) Στην περίπτωση διασύνδεσης, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην Α. 1098/2022 Απόφαση του Διοικητή της ΑΑΔΕ, ο ΦΗΜ εκτελεί συναλλαγή προείσπραξης, η οποία εξοφλείται μέσω κάρτας από το EFTPOS εφόσον πρόκειται να εκδοθεί τιμολόγιο χονδρικών συναλλαγών ή παραστατικό tax free χωρίς χρήση ΦΗΜ ή να προεισπραχθεί ή να προκαταβληθεί ορισμένο ποσό μέσω κάρτας.
β) Στην περίπτωση διασύνδεσης σύμφωνα με τα οριζόμενα στην Α. 1155/2023 Απόφαση του Διοικητή της ΑΑΔΕ μπορεί να γίνεται χρήση της Απόδειξης Είσπραξης POS για συναλλαγές που διενεργούνται με τη χρήση POS και αφορούν σε προείσπραξη ή προκαταβολή, έκδοσης παραστατικού tax free ή τιμολογίου χωρίς χρήση ΦΗΜ.
Επισημαίνεται ότι στην περίπτωση διασύνδεσης σύμφωνα με τα οριζόμενα στην Α. 1155/2023 απόφαση του Διοικητή της ΑΑΔΕ και χρήσης Υπηρεσιών Παρόχου Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων και ΦΗΜΑΣ οι παραπάνω συναλλαγές, πλην της προείσπραξης ή της προκαταβολής, διενεργούνται με την ταυτόχρονη έκδοση του απαιτούμενου φορολογικού παραστατικού.

Η Απόδειξη Είσπραξης POS για εισπράξεις τρίτων χρησιμοποιείται για συναλλαγές που διενεργούνται με τη χρήση POS και αφορούν σε είσπραξη ποσών για λογαριασμό τρίτων. Στις περιπτώσεις αυτές αναγράφεται και το ΑΦΜ του τρίτου για τον οποίο η επιχείρηση εισπράττει τα σχετικά ποσά και στη συνέχεια διενεργείται εκκαθάριση για την απόδοση των ποσών αυτών στον τρίτο.

Όχι. Εξαιρείται η περίπτωση που το επιπλέον ποσό αφορά σε φιλοδώρημα το οποίο καταχωρείται διακριτά στο τερματικό POS. Σε κάθε περίπτωση, εφόσον η αξία του ποσού πληρωμής είναι μικρότερη της συνολικής αξίας του παραστατικού η συναλλαγή ολοκληρώνεται κανονικά.

Όχι. Ειδικά οι συναλλαγές tax-free που διενεργούνται από οντότητα που κάνει χρήση ΦΗΜΑΣ ή Υπηρεσιών Παρόχου Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων και διασυνδέεται σύμφωνα με την Α. 1155/2023, διενεργούνται υποχρεωτικά από διασυνδεδεμένο τερματικό POS. Σε περίπτωση που πρόκειται να εκδοθεί παραστατικό χωρίς χρήση ΦΗΜ με πληρωμή από κάρτα, εκτελείται συναλλαγή προείσπραξης σε διασυνδεμένο τερματικό POS.

Όχι. Σε καμία περίπτωση η επιχείρηση δεν χρειάζεται να διαταράξει τον συνήθη τρόπο λειτουργίας της και να παραβιάσει την υποχρέωσή της για έκδοση απόδειξης με κάθε σερβίρισμα. Αναλυτικότερα προβλέπονται τα εξής:
- Στην περίπτωση που έχει εκδοθεί από τον ΦΗΜ η σχετική απόδειξη και η επιχείρηση δεν γνωρίζει τον τρόπο εξόφλησης, τότε τα εκδοθέντα στοιχεία προφορτώνoνται στο τερματικό POS.
- Το τερματικό έχει τη δυνατότητα στην συνέχεια να πραγματοποιήσει μία ή περισσότερες συναλλαγές (π.χ. χρήση διαφορετικών καρτών) εξόφλησης για κάθε μία από τις προφορτωμένες αποδείξεις.
- Αν τελικά ο πελάτης πληρώσει μετρητοίς, η επιχείρηση, εφόσον διασυνδέεται σύμφωνα με την Α.1098/2022, δεν χρειάζεται να προβεί σε οποιαδήποτε περαιτέρω ενέργεια για τις αποδείξεις που έχει ήδη προφορτώσει.

Διενεργείται προφόρτωση στο τερματικό POS των δεδομένων των παραστατικών που έχουν ήδη εκδοθεί ώστε αυτό να εξοφληθεί μεταγενέστερα.

Όχι. Στην περίπτωση που προσφέρονται στον πελάτη εντός του ξενοδοχείου, υπηρεσίες που δεν περιλαμβάνονται στο πακέτο της «Συμφωνημένης Τιμής Δωματίου», τότε για κάθε μία από αυτές τις συναλλαγές εκδίδονται διακριτά παραστατικά πώλησης στον εκάστοτε οριζόμενο χρόνο (συνήθως με την ολοκλήρωση της συναλλαγής ή με το σερβίρισμα κ.λπ.). Εφόσον το ξενοδοχείο χρησιμοποιεί εφαρμογές λογισμικού Property Management System (PMS - Σύστημα παρακολούθησης των ημερήσιων εσόδων και των λογαριασμών των «διαμενόντων πελατών») και ο πελάτης δεν επιθυμεί να πληρώσει με τη λήψη του παραστατικού, κατά την αποχώρησή του εκδίδεται ΑΠΥ για το πακέτο διαμονής, στην οποία περιλαμβάνονται και οι ήδη εκδοθείσες αποδείξεις για τις λοιπές παρασχεθείσες υπηρεσίες και το συνολικό ποσό εξοφλείται με τη χρήση του τερματικού POS στο σημείο έκδοσης της ΑΠΥ του πακέτου διαμονής.